Beheer van derdengelden
Dagelijks verwerken van bankmutaties, betaalbestanden voor dossiers en een strenge scheiding tussen derdengelden en kantoorgelden.
Financiële dienstverlening voor het notariaat
De Bewaringspositie verzorgt de financiële dienstverlening voor notariskantoren in heel Nederland. Van het dagelijks beheer van derdengelden tot de verantwoording aan het Bureau Financieel Toezicht, met meer dan twintig jaar ervaring in het notariaat.
Wat is de bewaringspositie?
De bewaringspositie is het hart van de financiële administratie van elk notariskantoor. Het is de derdengeldenrekening waarop geld wordt gezet dat een notaris namens zijn cliënten bewaart, zoals koopsommen, hypotheekbedragen en erfelijke nalatenschappen. Omdat dit geld niet van de notaris zelf is, maar van zijn cliënten, rust op het beheer daarvan een zware wettelijke plicht: de bewaringsplicht.
Elke mutatie op deze rekening moet worden vastgelegd. Een storting hoort bij een dossier, een betaling moet kloppen met een akte. Tussen de bank en de administratie mag geen verschil zijn. Ontstaat er wel een verschil, dan schaadt dat het vertrouwen van de cliënt en moet het kunnen worden uitgelegd aan het BFT en de accountant. Een bewaringspositie die niet is verklaard, is een van de ernstigste fouten die een toezichthouder kan vinden.
Daarom controleren wij de bewaringspositie niet achteraf, maar elke week. Elk zakensaldo, elke openstaande post en elke storting of betaling wordt regelmatig afgestemd. Afwijkingen zijn direct zichtbaar, nog voordat ze doorgaan naar de kwartaalrapportage. Zo houdt de notaris de controle over zijn verplichtingen en kan het BFT zonder vragen worden verantwoord.
De bewaringspositie staat niet op zichzelf. Ze hangt samen met de kantoorgeldenrekening, de BTW op sommige transacties, de afdrachten aan de Belastingdienst en de verloning van het dossier. Wij zorgen dat dat allemaal klopt, van de eerste storting tot de definitieve afwikkeling van het dossier.
Waaruit bestaat onze financiële dienstverlening?
Bewaking van de bewaringspositie
Wekelijks inzicht in uw bewaringspositie en zakensaldi, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn en nooit een verrassing vormen.
Kantooradministratie
Inkoopfacturen, debiteurenbeheer, loonadministratie en BTW-aangifte, volledig uit handen genomen.
BFT-rapportage en verantwoording
Voorbereiding van de kwartaal- en jaarrapportages voor het BFT en een dossier dat uw accountant zonder vragen kan overnemen.
Een uitgebreide beschrijving van onze werkwijze per dag, week, maand en kwartaal vindt u op de pagina diensten voor notariskantoren. Ervaringen van kantoren die met ons werken leest u bij de klantverhalen.
Veelgestelde vragen
Wat houdt financiële dienstverlening voor het notariaat in?
Het is de volledige financiële ondersteuning van een notariskantoor: het beheer van de derdengeldenrekening, de bewaking van de bewaringspositie, de kantooradministratie en de verantwoording aan het Bureau Financieel Toezicht. Wij zijn eigenlijk uw externe financiële afdeling.
Waarom een specialist in plaats van iemand intern in dienst?
Een interne medewerker is alleen beschikbaar tijdens kantooruren en valt weg bij ziekte of verlof. Wij zijn continu beschikbaar voor telefoon en mail, doen dagelijks de derdengelden en bankafschriften, houden de OVB, BTW en alle andere verplichtingen up-to-date en brengen meer dan 20 jaar kennis in het notariaat mee. Daarmee krijgt u de zekerheid van een vaste afdeling, zonder de risico's van afhankelijkheid van één persoon.
Blijft de administratie doorlopen bij ziekte of verlof?
Ja. Doordat meerdere medewerkers uw dossier kennen, is uw administratie nooit afhankelijk van één persoon. Valt er iemand uit, dan schakelen we direct door en loopt alles gewoon door.
Voor welke kantoren werken jullie?
Wij werken voor notariskantoren door heel Nederland, vanuit onze vestiging in Hattem. Van kleine kantoren tot kantoren met meerdere notarissen en vestigingen.
Wat is de bewaringsplicht precies?
De bewaringsplicht is de wettelijke plicht van een notaris om geld dat namens cliënten wordt vastgehouden zorgvuldig en gescheiden van het eigen vermogen te beheren. Elke mutatie op de derdengeldenrekening moet zijn vastgelegd, en de bewaringspositie moet altijd kunnen worden verklaard aan het BFT en de accountant.
Hoe vaak sturen jullie een rapportage van de bewaringspositie?
Wij stemmen de bewaringspositie wekelijks af en leveren periodiek inzicht in de zakensaldi en openstaande posten. Daarnaast verzorgen wij de kwartaalrapportage richting het BFT en ondersteunen wij de jaarverantwoording.
Komen jullie onsite langs op het kantoor?
Ja. Wij komen meerdere keren per maand fysiek langs op uw kantoor voor de rapportages en om alles te bespreken. We vinden het belangrijk om een goede, persoonlijke band met elkaar te hebben. Daarnaast zijn we continu beschikbaar voor telefoon en mail.
Hoe gaat de overgang van mijn huidige administratie in zijn werk?
Wij beginnen met een overzicht van uw huidige administratie, de gebruikte software en de lopende dossiers. Daarna nemen wij de verwerking stap voor stap over, zodat de bewaringspositie en de BFT-verantwoording altijd goed blijven lopen.
Werken jullie met onze eigen notarisoftware?
Ja, wij werken met alle gangbare notarissoftware en beheersen elk pakket. Soms raden we een overgang naar een ander pakket aan, bijvoorbeeld Notarisdossier of Codex, en we begeleiden uw kantoor daarbij.