Beheer van derdengelden
Dagelijkse verwerking van bankmutaties, betaalbestanden voor gepasseerde dossiers en strikte scheiding tussen derdengelden en kantoorgelden.
Financiële dienstverlening voor het notariaat
De Bewaringspositie verzorgt de financiële dienstverlening voor notariskantoren in heel Nederland. Van het dagelijks beheer van derdengelden tot de verantwoording richting het Bureau Financieel Toezicht, met meer dan twintig jaar ervaring in het notariaat.
Wat is de bewaringspositie?
De bewaringspositie is het hart van de financiële administratie van elk notariskantoor. Het is de derdengeldenrekening waarop gelden worden geplaatst die een notaris namens zijn cliënten bewaart, zoals koopsommen, hypotheekbedragen, erfelijke nalatenschappen en overgangsgelden. Omdat dit geld niet van de notaris zelf is, maar van zijn cliënten, rust op het beheer daarvan een zware wettelijke plicht: de bewaringsplicht.
Elke mutatie op deze rekening moet verantwoord worden. Een storting hoort bij een concreet dossier, een aflossing of een betaling moet kloppen met een akte of een vervolgdossier. Tussen de bankstand en de administratie mag geen verschil bestaan. Zodra dat wel het geval is, ontstaat een afwijking die niet alleen het vertrouwen van de cliënt schaadt, maar ook het BFT aan zichzelf en de accountant moet kunnen uitleggen. Een niet-verklaarde bewaringspositie is een van de ernstigste bevindingen die een toezichthelder kan doen.
Daarom monitoren wij de bewaringspositie niet achteraf, maar wekelijks. Elke zakensaldo, elke openstaande post en elke nog te verwachte storting of betaling wordt periodiek afgestemd. Afwijkingen zijn direct zichtbaar, nog voordat ze doorlopen naar de kwartaalrapportage. Zo behoudt de notaris de controle over zijn verplichtingen en kan het BFT zonder vragen worden verantwoord.
De bewaringspositie staat niet op zichzelf. Ze hangt samen met de kantoorgeldenrekening, de BTW die op sommige transacties rust, de afdrachten aan de Belastingdienst en de verloning van het dossier. Wij zorgen dat die samenhang klopt, van de eerste storting tot de definitieve afwikkeling van het dossier.
Waaruit bestaat onze financiële dienstverlening?
Bewaking van de bewaringspositie
Wekelijks inzicht in uw bewaringspositie en zakensaldi, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn en nooit een verrassing vormen.
Kantooradministratie
Inkoopfacturen, debiteurenbeheer, loonadministratie en BTW-aangifte, volledig uit handen genomen voor uw notariskantoor.
BFT-rapportage en verantwoording
Voorbereiding van de kwartaal- en jaarrapportages richting het BFT en een dossier dat uw accountant zonder vragen kan overnemen.
Een uitgebreide beschrijving van onze werkwijze per dag, week, maand en kwartaal vindt u op de pagina diensten voor notariskantoren. Ervaringen van kantoren die met ons werken leest u bij de klantverhalen.
Veelgestelde vragen
Wat houdt financiële dienstverlening voor het notariaat in?
Het is de volledige financiële ondersteuning van een notariskantoor: het beheer van de derdengeldenrekening, de bewaking van de bewaringspositie, de kantooradministratie en de verantwoording richting het Bureau Financieel Toezicht. In feite functioneren wij als uw externe financiële afdeling.
Waarom een specialist in plaats van iemand intern in dienst?
Een interne medewerker is alleen beschikbaar tijdens kantooruren en valt weg bij ziekte of verlof. Wij zijn continu beschikbaar voor telefoon en mail, doen dagelijks de derdengelden en bankafschriften, houden de OVB, BTW en alle andere verplichtingen up-to-date en brengen meer dan 20 jaar kennis in het notariaat mee. Daarmee krijgt u de zekerheid van een vaste afdeling, zonder de risico's van afhankelijkheid van één persoon.
Blijft de administratie doorlopen bij ziekte of verlof?
Ja. Doordat meerdere medewerkers uw dossier kennen, is uw administratie nooit afhankelijk van één persoon. Valt er iemand uit, dan schakelen we direct door en loopt alles gewoon door.
Voor welke kantoren werken jullie?
Wij werken voor notariskantoren door heel Nederland, vanuit onze vestiging in Hattem. Van kleine kantoren tot kantoren met meerdere notarissen en vestigingen.
Wat is de bewaringsplicht precies?
De bewaringsplicht is de wettelijke verplichting van een notaris om gelden die namens cliënten worden vastgehouden zorgvuldig en gescheiden van het eigen vermogen te beheren. Elke mutatie op de derdengeldenrekening moet verantwoord zijn, en de bewaringspositie moet altijd verklard kunnen worden richting het BFT en de accountant.
Hoe vaak sturen jullie een rapportage van de bewaringspositie?
Wij stemmen de bewaringspositie wekelijks af en leveren periodiek inzicht in de zakensaldi en openstaande posten. Daarnaast verzorgen wij de kwartaalrapportage richting het BFT en ondersteunen wij de jaarverantwoording.
Komen jullie onsite langs op het kantoor?
Ja. Wij komen één keer per maand langs op uw kantoor voor de rapportages en om alles te bespreken. We vinden het belangrijk om een goede band met elkaar te hebben. Daarnaast zijn we continu beschikbaar voor telefoon en mail.
Hoe gaat de overgang van mijn huidige administratie in zijn werk?
Wij beginnen met een inventarisatie van uw huidige administratie, de gebruikte software en de lopende dossiers. Vervolgens nemen wij de verwerking stapsgewijs over, zodat de continuïteit van de bewaringspositie en de BFT-verantwoording nooit in gevaar komt.
Werken jullie met onze eigen notarisoftware?
Ja, wij werken met alle gangbare notarissoftware en hebben daar ruime ervaring in. Ook begeleiden wij migraties naar een ander pakket, zoals Notarisdossier of Codex.